joulukuu 2020

Kasvottomuus etäännyttää etäyhteyksillä, kamera tuo lähemmäs

Maailman siirtyminen äkillisesti etäyhteyksien varaan on haastanut myös yrityselämää omaksumaan uusia käytäntöjä. Henkilökohtaiset tapaamiset ovat tällä hetkellä harvassa, ja asiat pitäisi saada hoidettua parhaalla mahdollisella tavalla myös virtuaalisesti.


Keväällä ilmiöksi nousivat uutisissakin vilahtaneet haastateltavien asiantuntijoiden taustalla näkyvät kodit kirjahyllyineen, kissoineen, lapsineen ja puolisoineen. Kynnys näyttää oma astetta rennompi olemus madaltui, mutta jossain vaiheessa myös huomattiin, että ehkä helpompaa oli vain säätää video pois näkyvistä. Joskus tämäkin on tarpeen, mutta nyt jo on huomattu, kuinka tärkeää olisi saada nähdä ihmiskasvot tapaamisten ja kokousten yhteydessä.

Future Cleantech Solutions hankkeen yksiä päätavoitteita on testata ja kehittää uusia keinoja yrittäjien ja suurinvestointien välisiin kohtaamisiin ja kansainvälisten matkustusrajoitusten vallitessa digitaaliset keinot ovat asettuneet keskiöön. Hankkeessa KOSEKilla työskentelevä Reija Harlamow kertoo hyväksi havaituista käytännöistä, joita tämä kansainvälinen projekti on yhteistyön rakentamisessa hyödyntänyt.

- Yhteyden luominen keskustelukumppaniin virtuaalisessa tapaamisessa on haastavampaa kuin kasvotusten, mutta toisen huomioon ottaminen onnistuu kyllä etänäkin. Kamera kannattaa ehdottomasti pitää päällä neuvottelun aikana, mikäli se vain suinkin on mahdollista. Pelkän äänen kuuleminen jättää helposti etäisen vaikutelman. Omaa kuvakulmaa kannattaa myös edes hieman pohtia ja tehdä työpisteellä perussäädöt, jotka toimivat sujuvasti. Kameran kohdistaminen suoraan kasvoihin, katseen korkeudelle on tärkeää, tällöin keskustelukumppanit tuntevat juttelevansa kasvotusten, vaikka tietokoneen ruutu ja kilometrejä välissä olisikin. Kameran päällä pitäminen on mielestäni myös arvon osoitus kohtaamiselle ja sen osallistujille, se auttaa myös keskittymään kokoukseen ja pakottaa samalla jättämään multitaskauksen pois.

- Suosittelen myös rohkeasti heittäytymään tilanteisiin, joissa kameralle puhumista saa harjoitella. Jos ja kun kameralle puhuminen jännittää, niin mahdollisimman tutun henkilön kanssa on helpointa harjoitella ja tähän tehtävään sopivat mainiosti myös KOSEKin yrityskehittäjät. Sisäiset palaverit ja etäkahvitauot ovat myös treenailuun ja kamerakulmien testailuun oivia tilaisuuksia.

 

Kilpailuetua tarjolla yritysten välisessä viestinnässä

Uusien menetelmien haltuunotto tuo myös kilpailuetua vallitsevassa tilanteessa, ja moni yritys kansallisesti ja kansainvälisesti on tämän jo huomannutkin. Etäesiintymisiin panostetaan, ja niihin kannattaakin panostaa. Tapaamisiin valmistautuminen ja jopa harjoitteleminen kannattaa myös ottaa huomioon. Tämä välittyy myös kommunikaatioasiantuntija Antoni Lacinain vinkeistä, jotka hän jakoi osana Kokkola Material Weekiä järjestetyssä Industry MeetingPoint with FCS-tapahtumassa. Tilaisuuden tallenne on nyt nähtävissä Future Cleantech Solutionsin YouTube-kanavalla, joten myös ne, jotka eivät päässeet tänä vuonna tilaisuuteen osallistumaan, voivat nyt inspiroitua Lacinain vinkeistä onnistuneisiin tapaamisiin. Tallenteella nähtävissä myös tilaisuudessa pidetyt kiinnostavat puheenvuorot ja ajatuksia herättävät paneelikeskustelut.                

Harjoittelumahdollisuuksia yhteyksien luomiseen virtuaalisesti tarjoili myös marraskuussa järjestetty Viexpo Virtual Export Event. Tapahtuman aikana yrityksillä oli mahdollisuus osallistua maakohtaisiin työpajoihin, joissa esimerkiksi Alankomaiden markkinoista kiinnostuneet yritykset pääsivät luomaan kontakteja ja keskustelemaan paikallisten asiantuntijoiden kanssa. Tapahtumassa järjestettiin myös pitchaustyöpajat, joissa yritysten edustajat pääsivät harjoittelemaan omia myyntipuheitaan ammattilaisen ohjauksessa livestudiossa.

 - Meille suomalaisille kontaktien luominen ja verkostojen kasvattaminen ei ehkä ole niin kovin luontevaa. Mutta tätäkin taitoa voi ja kannattaa harjoitella. Virtuaalisessa tapahtumassa on tosi helppo jättää itsestään huono kuva pitämällä kameraa kiinni ja olemalla passiivinen. Kun taas toimimalla päinvastaisesti on helppo jättää itsestään positiivinen kuva ja erottua muista. Ole kiinnostunut muista osallistujista, keskustele, käytä chattia, hymyile. Virtuaalitapahtumassa nähtiin aivan upeaa heittäytymistä pitchaustyöpajaan osallistuneilta yrittäjiltä. Kaikkia jännitti, mutta fiilikset olivat ihan katossa tapahtuman jälkeen. Kannatti hypätä epämukavuusalueelle! kertoo Viexpon Senior Advisor Carita Pöntiö.

Teamsit, zoomit ja muut järjestelmät ovat vain työkaluja, joiden avulla pidetään yhteyttä ihmisiin. Etäyhteyksiin siirtyminen on loistava mahdollisuus päästä välimatkoista huolimatta lähelle yhteistyökumppaneita, asiakkaita, ja muita meille tärkeitä ihmisiä. Aika ennen koronaa tuskin palaa sellaisenaan. Otetaan juuri tästä ajasta kaikki hyöty irti!