tammikuu 2020

Aktiivinen, hyvä hallitustyöskentely on monen menestyneen yrityksen taustalla

Tehokas hallitus voi antaa yritykselle paljon enemmän kuin mitä laki vaatii. Osakeyhtiölain mukaan hallitus huolehtii yhtiön hallinnosta ja sen toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä. Hallitus vastaa myös siitä, että yhtiön kirjanpidon ja varainhoidon valvonta on asianmukaisesti järjestetty.


Yrityksen hallitustyöskentelyn esteinä saattaa olla ajanpuute ja ennakkoluulot. Taustalla voi olla omistajan halu pitää langat ns. omissa käsissä sekä keskittyminen operatiiviseen toimintaan. Toimiva hallitus voi kuitenkin tuoda ratkaisevaa lisäarvoa esimerkiksi kasvun, kansainvälistymisen tai muutoksen aikaansaamisessa.

Omistajan ei tarvitse pelätä sitä, että hallitus ohittaisi omistajan mielipiteet. Osakeyhtiölain mukaan hallituksen tulee tietää mikä on omistajien tahto ja tehdä päätöksiä sen mukaisesti ja osakkeenomistajat voivat yksimielisinä muutenkin tehdä yksittäistapauksessa päätöksen hallituksen tai toimitusjohtajan yleistoimivaltaan kuuluvassa asiassa.

Hallituksella ja operatiivisella johdolla tulee olla selkeä ja toimiva työnjako. Yrityksen johtamisen kannalta on tärkeää, että hallitus ei sotkeudu toimitusjohtajan tehtäviin eikä toimitusjohtaja ohita hallitusta päätöksenteossa. Varsinkin toimitusjohtajan ja hallituksen puheenjohtajan keskinäisestä työnjaosta tulisi keskustella ja sopia. Periaatteena on, että hallitus hyväksyy raamit ja tavoitteet, joiden sisällä toimitusjohtaja toimii.

 

Hallituksen tehtävät

·         yrityksen arvon nostaminen

·         strategian, vision ja arvojen määrittäminen             

·         riskien hallinta

·         suorituskyvyn turvaaminen

·         taloudellinen valvonta

·         päätösten tekeminen ja valvonta

·         Omistajan tahdon noudattaminen

 

Puheenjohtajan rooli

·          kutsuu koolle, hyväksyy esityslistan (1vko. ennen kokousta)

·          johtaa kokousta

·          tarkistaa pöytäkirjan

·          vie kokoukset läpi tehokkaasti (max. 2h)

·          antaa kaikille mahdollisuuden mielipiteeseen

·          toimitusjohtajan ”sparraaja”

 

Toimitusjohtajan rooli

·          osallistuu hallituksen kokoukseen

·          käyttää puhevaltaa

·          toimii usein sihteerinä ja laatii pöytäkirjan

·          toimii hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti

·          vastaa, että yhtiön kirjanpito lain mukainen ja varainhoito luotettavasti järjestetty

·          johtaa operatiivista toimintaa

 

 

Hallitustyöskentely käytännössä

Hallitustyöskentelyn aloittamista voidaan helpottaa, kun otetaan käyttöön hyväksi havaittuja malleja sekä työkaluja (katso linkit blogin lopusta). Nykyaikaiset digitaaliset työkalut helpottavat huomattavasti hallituksen viestintää. Esimerkiksi Google Docs pilvipalvelun kautta voidaan nopeasti jakaa hallituksen esityslistat ja pöytäkirjat. Kokouksiin voi osallistua etänä Skypellä ja allekirjoitukset hoituvat VISMA sign selainpalvelun kautta.

Kokoustyöskentelyn suunnitteluun kannattaa perehtyä kunnolla, koska hyvällä suunnittelulla tuetaan myös yrityksen operatiivista toimintaa. Kokoustyöskentely on varsin helppo käynnistää, kun pelisäännöistä sovitaan. Ne on syytä kirjata ylös niin, että ne ovat kaikkien tiedossa ja hyväksymiä. Yhteistyö hallituksen puheenjohtajan ja yrityksen toimitusjohtajan kesken tulee olla saumatonta, jotta hallitus voi työskennellä tehokkaasti. Koska toimitusjohtaja vastaa toiminnasta hallitukselle hänen ei tulisi olla samalla hallituksen jäsen. Kokouksissa päätetään yrityksen tavoitteista ja toimenpiteistä sekä asetetaan vastuuhenkilöt ja mittarit. Hallituksen keskeisin tehtävä hyvin perusteltujen päätösten tekeminen. Hallituksen kokouksissa tulevaisuuden pohtimiseen tulisi käyttää 80 % ajasta.

Kunnioita kaikkien aikaa ja valmistaudu kokouksiin huolella!

 

 

Menneen raportointi 20 %                               

-tuloslaskelmat                                        

-myyntiraportit                        

-kustannusraportit         

        

Kehitys 30 %   

-strategian toteutus  

-henkilöstön motivaatio 

-asiakassuhteet

-tilauskanta

 

Strategia 50 %

-kilpailu

-menestystekijät

-liiketoiminnan kehitys

-organisaation kehitys

Malli kokouksen ajankäytöstä (Matti Jaakola, CapWell) 

 

Lopuksi

On ilmeistä, että hallitustyöskentelyyn käytetty aika on pois operatiivisesta toiminnasta, mutta voisiko olla niin että kun hallituksessa on osaavat ja motivoituneet jäsenet niin silloin myös operatiivisella tasolla osataan keskittyä oikeisiin asioihin. Tehokkaan hallitustyöskentelyn avulla keskitytään tulevaisuuteen, pidetään tavoitteet kirkkaana, analysoidaan toimintaa ja tehdään tarvittavat muutokset ajoissa. Aloita hallitustyöskentely askel kerrallaan ja muista valita hallituksen jäsenet sen mukaan millaista osaamista yrityksessäsi tällä hetkellä tarvitaan!

  

Kirjoittaja on mukana Hallitukset Töihin!  Keski-Pohjanmaa aktivointihankkeessa. Hankkeen kohderyhmää ovat kehitys- ja kasvuhaluiset yritykset, joita hanke auttaa hallitustyöskentelyn vauhtiin saamisessa.

Hanke on Liikesivistysrahaston rahoittama, jota vetää Hallituspartnerit Pohjanmaa yhteistyössä Kokkolanseudun Kehityksen, Pohjanmaan Kauppakamarin ja K-P:n Yrittäjien kanssa.

Tule mukaan kehittämään hallitustyöskentelyä yrityksessäsi. Hallitustyöhön sijoitettu aika kannattaa varmasti! Pidämme aiheen tiimoilta Teemailtapäivän 19.2.2020 Kokkolassa.  Ilmoittaudu mukaan!

 

Reijo Kinnunen KTM

Yrityskehittäjä

Kokkolanseudun kehitys Oy

0447809240

reijo.kinnunen@kosek.fi

 

Ladattavat mallit:

VUOSIKELLO 

HALLITUKSEN KOKOUKSEN ESITYSLISTA

HALLITUSRAPORTTI

HALLITUKSEN RISKIEN HALLINTA

OSAVUOSIRAPORTTI

HALLITUSTYÖN ARVIOINTI

TOIMITUSJOHTAJAN TYÖN ARVIOINTI

 

Linkit:

Google docs

Visma sign

Skype

 

Lähteet:

 

Erma J., Rasila T., Olli V. V. (2017) Hyvä hallitustyö. Kauppakamari.

 

Joensuu-Salo S., Tall J., Varamäki E., Sorama K. ja Katajavirta M (2015).  Hallitustyö eteläpohjalaisissa yrityksissä. SeAMK. Saatavilla: https://docplayer.fi/25041303-Kasvuyrittajyyden-aktivointi-hanke-a70080-kestavaa-kasvua-ja-tyota-ohjelma.html

 

Karhu S., Lindström P-E., Pajala V. (2006) Tehokas omistajahallinto. Pellervon Julkaisupalvelu. Saatavilla: https://pellervo.fi/storage/tietopankki/tehokas_omistajahallinto.pdf

 

Maunula T. (2019) Luento, Kokkola 12.3.2019

 

Marttila P., Aaltonen J., Heikintalo M., Jaalivaara J., Karttunen M., Rajantie L., Sundquist H, Vapaavuori J. (2011) Hallitustyöskentely Sitran kohdeyrityksissä. Edita Prima Oy. Saatavilla: https://media.sitra.fi/2017/02/27174143/Hallitustyoskentely_sitran_kohdeyrityksissa-2.pdf

 

Osakeyhtiölaki:

Saatavilla https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2006/20060624